Standee hội nghị

Standee hội nghị thường được coi là chi tiết nhỏ nhưng là điều đầu tiên tạo ấn tượng cho khách mời. Sai kích thước, thiết kế rối mắt hay chất liệu kém khiến standee dễ đổ, phai màu và làm giảm hình ảnh chuyên nghiệp của ban tổ chức. Trong bài viết này, In Trường Phú sẽ giúp bạn hiểu rõ vai trò, tham khảo 20+ mẫu standee, nắm quy cách in chuẩn cùng bảng giá trọn gói để chuẩn bị cho sự kiện sắp tới.

1. Standee hội nghị là gì? Vai trò quan trọng của standee hội nghị 

Standee hội nghị là loại standee quảng cáo dạng đứng, được in thông tin và hình ảnh nhận diện của chương trình, đặt tại sảnh, lối đi hoặc cửa phòng họp để. Sản phẩm thường gồm hai phần: tấm in (bạt, PP, decal) và bộ khung chân đứng bằng nhôm, sắt hoặc nhựa. Nhờ gọn nhẹ, lắp đặt nhanh, đây là ấn phẩm gần như không thể thiếu trong hội nghị khách hàng, hội thảo chuyên đề, lễ ra mắt sản phẩm hay đại hội cổ đông.

Không chỉ đóng vai trò trang trí, standee sự kiện còn đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng trong suốt chương trình:

• Chào đón và tạo ấn tượng đầu tiên: Standee đặt tại cổng vào in tên chương trình, logo đơn vị tổ chức và lời chào mừng, giúp khách mời cảm nhận sự chuẩn bị chỉn chu ngay, cơ bản cần có.
• Chỉ dẫn, điều hướng khách mời: Với các sự kiện có nhiều phòng, nhiều khu vực, standee sơ đồ và mũi tên chỉ hướng giúp khách tự tìm đến quầy đăng ký, hội trường chính, khu tiệc trà hay phòng hội thảo nhánh. Nhờ vậy, ban tổ chức giảm được đáng kể số nhân sự phải đứng hướng dẫn.
• Truyền tải thông tin chương trình: Lịch trình, danh sách diễn giả, chủ đề từng phiên hay mã QR code tải tài liệu đều có thể in trên standee, giúp khách mời nắm thông tin nhanh.
• Quảng bá thương hiệu và nhà tài trợ: Logo đơn vị tổ chức, đối tác và nhà tài trợ được hiển thị nổi bật, góp phần đảm bảo quyền lợi truyền thông đã cam kết với các bên đồng hành.
• Tạo điểm check-in chụp ảnh: Standee thiết kế đẹp, có khoảng trống và slogan ấn tượng thường trở thành góc chụp ảnh của khách mời, giúp hình ảnh sự kiện lan tỏa tự nhiên trên mạng xã hội.
• Tối ưu chi phí và linh hoạt sử dụng: So với backdrop sân khấu hay màn hình LED, standee có chi phí thấp, dễ vận chuyển và di chuyển vị trí trong ngày. Phần khung có thể tái sử dụng cho nhiều chương trình khác, chỉ cần in lại tấm hình mới.

2. Top 20+ mẫu standee hội nghị được ưa chuộng

Các mẫu standee hội nghị hiện nay khá đa dạng và thường được phân chia theo hai tiêu chí: kết cấu khung (chân X, cuốn nhôm, chữ L, chữ A, hộp đèn…) và mục đích sử dụng (chào mừng, chỉ dẫn, giới thiệu chương trình, vinh danh nhà tài trợ…). Một sự kiện chuyên nghiệp thường kết hợp nhiều loại cùng lúc, ví dụ standee welcome cỡ lớn ở sảnh, standee chỉ dẫn dọc lối đi và standee agenda trước cửa hội trường.

Dưới đây là 20 mẫu standee được các đơn vị tổ chức standee hội thảo và standee sự kiện lựa chọn nhiều nhất để bạn tham khảo trước khi lên phương án thiết kế.

3. Quy cách in standee tiêu chuẩn

Để standee hiển thị đẹp, đứng vững và truyền tải đúng thông điệp, ban tổ chức cần nắm rõ ba yếu tố kỹ thuật quan trọng: kích thước, thiết kế và chất liệu. Đây cũng là những thông tin bạn nên chuẩn bị trước khi liên hệ đơn vị in standee.

3.1. Kích thước

Kích thước standee phụ thuộc vào loại khung chân đứng và vị trí đặt trong không gian sự kiện. Các kích thước tiêu chuẩn đang được sử dụng phổ biến trên thị trường gồm:

Một số lưu ý khi chọn kích thước:

• Kích thước tấm in thực tế có thể nhỏ hơn kích thước danh nghĩa vài centimet tùy loại khung. Bạn nên hỏi kỹ đơn vị in trước khi dàn trang để tránh mất chữ ở mép.
• Với standee cuốn nhôm, phần chân tấm in được cuộn vào hộp nhôm nên không đặt chữ hoặc logo quan trọng sát mép dưới.
• Với standee chân X, bốn góc tấm in được đục khoen để móc vào khung, vì vậy cần chừa khoảng trống an toàn ở các góc.
• Sảnh có trần thấp hoặc diện tích hẹp nên ưu tiên khổ 60 x 160 cm để không gây cảm giác chật chội.

3.2. Thiết kế

Khách mời thường chỉ lướt qua standee trong vài giây khi di chuyển, vì vậy một standee hội nghị hiệu quả cần ưu tiên khả năng đọc nhanh hơn là trang trí cầu kỳ. Khi thiết kế, bạn nên tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Thông điệp ngắn gọn, phân cấp rõ ràng: Tên chương trình đặt ở vị trí nổi bật nhất với cỡ chữ lớn, tiếp theo là thời gian, địa điểm và các thông tin phụ. Mỗi standee chỉ nên truyền tải một mục đích chính (chào mừng, chỉ dẫn hoặc giới thiệu chương trình).
• Đặt thông tin chính ngang tầm mắt: Tên sự kiện và thông điệp quan trọng nên nằm ở khoảng một phần ba phía trên của standee, phần dưới dành cho logo nhà tài trợ hoặc thông tin bổ sung.
• Đồng bộ nhận diện thương hiệu: Màu sắc, phông chữ và logo cần thống nhất với backdrop, thư mời, thẻ đeo đại biểu để tạo tổng thể chuyên nghiệp.
• Đảm bảo độ tương phản: Chữ màu sáng trên nền tối hoặc ngược lại giúp đọc rõ từ xa. Nên dùng phông chữ không chân, tránh phông viết tay quá mảnh.
• Sắp xếp logo nhà tài trợ hợp lý: Logo được nhóm theo hạng mục tài trợ, kích thước tương xứng với quyền lợi đã cam kết.
• Kiểm tra mã QR code trước khi in: In mã đủ lớn, đặt ở vị trí dễ tiếp cận và quét thử bằng nhiều điện thoại để đảm bảo hoạt động tốt.

Về mặt kỹ thuật, file thiết kế nên được dàn trang theo tỷ lệ 1:1 với kích thước tấm in, sử dụng hệ màu CMYK, ảnh có độ phân giải phù hợp với in khổ lớn và chuyển toàn bộ chữ sang dạng đường cong để tránh lỗi phông. Các định dạng thường được chấp nhận gồm AI, PDF, PSD hoặc CDR.

3.3. Chất liệu

Chất liệu quyết định độ sắc nét, độ bền và khả năng sử dụng của standee hội nghị trong từng môi trường. Bảng dưới đây tổng hợp các chất liệu tấm in phổ biến nhất:

Bên cạnh tấm in, khung chân đứng cũng ảnh hưởng lớn đến độ bền và tính thẩm mỹ:

• Khung nhựa hoặc hợp kim nhẹ (chân X): Gọn nhẹ, chi phí thấp, phù hợp sự kiện ngắn ngày trong nhà.
• Khung nhôm (cuốn nhôm, chữ L, chữ A): Chắc chắn, sang trọng, có thể tái sử dụng nhiều lần, chỉ cần thay tấm in mới.
• Khung sắt sơn tĩnh điện: Đế nặng, chịu gió tốt, dùng cho standee đặt ngoài trời hoặc cổng sự kiện.

4. Bảng giá in standee hội nghị trọn gói 

Chi phí in standee trọn gói thường gồm hai phần: giá in tấm hình và giá khung chân đứng. Dưới đây là bảng giá tham khảo được tổng hợp từ thị trường:

Lưu ý: Bảng giá trên chỉ mang tính chất tham khảo, phần lớn báo giá công khai chưa bao gồm chi phí thiết kế, VAT 8% và phí vận chuyển. Giá thực tế của mỗi đơn hàng sẽ thay đổi tùy theo số lượng, chất liệu tấm in, loại khung, yêu cầu thiết kế và thời gian cần hàng. Để nhận báo giá chính xác cho chương trình của bạn, vui lòng liên hệ hotline In Trường Phú 0903 988 796 để được đội ngũ tư vấn hỗ trợ nhanh nhất.

5. Quy trình 6 bước đặt standee hội nghị tại In Trường Phú

Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong ngành in cùng hệ thống nhà xưởng sản xuất riêng tại Hải Phòng và Hà Nội, In Trường Phú nhận triển khai trọn gói từ khâu thiết kế đến sản xuất và giao hàng. Quy trình đặt hàng được chuẩn hóa thành 6 bước rõ ràng, giúp ban tổ chức chủ động kiểm soát tiến độ và chất lượng ấn phẩm trước ngày diễn ra sự kiện.

1. Liên hệ tư vấn: Bạn liên hệ qua hotline, Zalo hoặc email để trao đổi nhu cầu. Để được tư vấn nhanh, bạn nên chuẩn bị sẵn các thông tin như số lượng standee, kích thước, loại khung mong muốn, ngày diễn ra sự kiện và địa điểm nhận hàng. Đội ngũ tư vấn sẽ gợi ý loại standee, chất liệu và vị trí đặt phù hợp với quy mô chương trình.
2. Nhận báo giá: Dựa trên yêu cầu cụ thể, In Trường Phú gửi báo giá chi tiết gồm chi phí in, khung chân đứng, thiết kế (nếu có) và thời gian hoàn thành. Với biên độ giá rộng và nhiều lựa chọn chất liệu, bạn có thể cân đối phương án phù hợp với ngân sách của từng sự kiện.
3. Đặt cọc xác nhận đơn hàng: Sau khi thống nhất báo giá, bạn tiến hành đặt cọc để xác nhận đơn. Đây là căn cứ để xưởng lên kế hoạch sản xuất và giữ đúng tiến độ đã cam kết, đặc biệt quan trọng với các đơn hàng cần gấp trước ngày sự kiện.
4. Duyệt mẫu thiết kế: In Trường Phú gửi bản thiết kế hoặc bản kiểm tra file để hai bên cùng rà soát nội dung, màu sắc, logo và bố cục. Bạn nên kiểm tra kỹ tên chương trình, thời gian, chức danh diễn giả và thứ tự logo nhà tài trợ, vì đây là những lỗi thường gặp nhất. Chỉ khi bạn duyệt mẫu cuối cùng, đơn hàng mới được chuyển sang sản xuất.
5. Sản xuất: Tấm in được sản xuất trực tiếp tại xưởng bằng công nghệ in kỹ thuật số, sau đó cán màng, cắt thành phẩm và lắp ráp vào khung. Mỗi sản phẩm đều được kiểm tra màu sắc, độ sắc nét và độ chắc chắn của khung trước khi chuyển sang khâu đóng gói.
6. Đóng gói và giao hàng: Standee được đóng gói cẩn thận để tránh trầy xước, móp méo khi vận chuyển. Khách hàng nội thành Hà Nội và Hải Phòng được miễn phí giao hàng 100%, thời gian giao chỉ khoảng 15 đến 20 phút sau khi đơn hàng hoàn thiện. Với khách hàng ở tỉnh khác, đơn hàng từ 1 triệu đồng được miễn phí vận chuyển toàn quốc, thời gian nhận hàng khoảng 3 đến 4 ngày tùy đơn vị vận chuyển.

Bên cạnh đó, mỗi đơn hàng tại In Trường Phú đều được tích điểm để đổi thành voucher giảm giá cho những lần đặt in tiếp theo. Đây là lợi thế đáng kể với các doanh nghiệp thường xuyên tổ chức hội nghị, hội thảo trong năm.

Từ vai trò chào đón, chỉ dẫn đến quảng bá thương hiệu, một bộ standee hội nghị được đầu tư đúng cách sẽ góp phần quan trọng vào trải nghiệm của khách mời và hình ảnh chuyên nghiệp của ban tổ chức. Nếu bạn đang chuẩn bị cho một hội nghị hay sự kiện sắp tới, hãy liên hệ In Trường Phú để được tư vấn phương án và nhận báo giá trọn gói ngay nhé.